Charte du traitement des données à caractère personnel par les points de vente Sipa Automobiles

Par point de vente Sipa Automobiles, on désigne les sociétés filiales de SIPA (SOCIÉTÉ D’INVESTISSEMENT ET DE PARTICIPATION D’AQUITAINE, Société Anonyme au capital de 475 400 €, Domiciliée 83 Boulevard Godard – Le Bouscat, RCS BORDEAUX N° 775 585 136), sociétés d’exploitation « concessions automobiles » portant le nom commercial Sipa Automobiles mais également MGS, 83 Boulevard Godard – Le Bouscat - Siren 421495276 et MDS, rue de la Moune à LORMONT (33310) - Siren 830 162 152.

A - Responsable de traitement

Par nature l’activité d’une concession automobile est avant tout une activité de distribution. Les produits ou services distribués sont produits par des tiers. La concession sera donc amenée à partager vos informations avec ces tiers.

La responsabilité du traitement de vos données à caractère personnels (DCP) sera donc généralement partagée.

1/ la responsabilité du traitement de vos DCP partagée (co-responsabilité) avec des tiers :

• Avec le constructeur de la marque de voiture, en cas d’acquisition d’une voiture neuve ou de démonstration

• Avec le constructeur propriétaire du Label Occasion de la voiture, en cas d’acquisition d’une voiture d’occasion

• Avec le constructeur de la marque de la voiture en cas de prestations de maintenance ou de réparation de votre voiture

• Avec le loueur longue durée ou le prestataire de contrat de garantie ou de contrat de maintenance en cas de maintenance ou de réparation de votre voiture

• Plus généralement, tous les tiers avec lesquels la concession a signé un contrat de distribution

2/ cette responsabilité pourra être le fruit d’une sous traitance accordée par des tiers :

• Un établissement financier spécialisé dans le financement automobile

• Une société de location longue durée automobiles

• Une société de garantie mécanique ou de contrat de maintenance automobiles

• Une société spécialisée dans le gravage automobile

• Une société spécialisée dans l’assurance multirisque automobiles

• Une société spécialisée dans le convoyage de voiture

• Plus généralement tous les services ou prestations dans lesquelles la concession intervient en tant qu’intermédiaire

3/ Dans les autres cas, les informations nominatives et données à caractère personnel (DCP) que vous êtes amenées à nous confier sont sous l’unique responsabilité de la concession Sipa Automobiles avec laquelle vous êtes en relation.

B - Finalités du traitement

Les informations nominatives et données à caractère personnel (DCP) que vous nous confiez sont avant tout utilisées pour répondre à votre demande, exécuter votre commande et assurer un suivi légitime de votre expérience utilisateur. Par suivi légitime, nous entendons, tout suivi concernant directement le véhicule ou la prestation de maintenance que vous avez acheté dans nos concessions.

A titre d’exemple et sous réserve de mise à jour, vos données à caractère personnelles seront utilisées pour :

Répondre à vos demandes :

• répondre à votre demande de renseignements

• établir une proposition commerciale de vente de véhicule ou de pièce de rechange

• établir un devis de location de véhicule

• établir une proposition de reprise de votre ancien véhicule

• établir un devis de réparation ou de remise en état

Exécuter votre commande :

• votre commande de véhicule neuf auprès du constructeur

• votre commande de véhicule d’occasion

• votre demande de maintenance ou de réparation de véhicule dans nos ateliers

• votre commande de pièces de rechanges auprès de notre magasin

• votre commande d’extension de garantie ou de contrat d’entretien auprès de la société choisie

• votre commande de gravage auprès de la société choisie

• votre commande de véhicule de courtoisie

• transmettre votre demande de financement de véhicule à la société choisie

• transmettre votre demande de location longue durée à la société choisie

• transmettre votre demande de facilité de paiement à la société choisie

• Obtenir un devis d’assurance multirisque auprès de la compagnie choisie

• Commander un service voiturier, taxi auprès d’une société partenaire

• Commander tout autre service directement destiné à faciliter et améliorer votre expérience client dans nos concessions

Assurer un suivi légitime de votre expérience de conducteur, suivi assuré par nos concessions mais aussi par le constructeur ou un loueur longue durée :

• Mesurer votre satisfaction après la livraison de votre véhicule

• Mesurer votre satisfaction après un passage dans nos ateliers

• Suivre le kilométrage de votre véhicule pour rappeler les actions d’entretien préconisées

• Vous contactez pour vous faire bénéficier des campagnes de rappel constructeur

• Gérer vos demandes de prise en charge sous garantie

• D’une manière plus générale vous communiquer les mises à jour relatives aux produits et services que vous avez achetés dans nos concessions

• Suivre l’usage de votre véhicule a des fins d’amélioration de sa fiabilité ou de sa sécurité

• Suivre votre véhicule à des fins d’assistance en cas d’accident (pour les véhicules équipés)

• Suivre votre véhicule à des fins d’assistance à la conduite (pour les véhicules équipés)

• Suivre votre véhicule à des fins d’estimation en fin de contrat de location

Pour avoir une parfaite connaissance de la finalité des données que nous avons communiquées à des tiers et notamment la finalité de ces données au-delà de la période d’exécution de la commande par nos soins, nous vous invitons à vous prendre connaissance de la rubrique « Données personnelles » de nos partenaires ou fournisseurs avec lesquels nous vous avons partagé vos DCP.

https://www.citroen.fr/declaration-de-confidentialite.html

https://www.volkswagen.fr/fr/tools/navigation/footer/legal/mentions-legales.html

https://www.audi.fr/fr/web/fr/gamme-lp.html?csref=sea:RMPHD:BCM:[FR]_[BRAND_EXACT]:c:google:google:c~Exact:fn~Marque-SEULE:c~audi:mt~P&ds_rl=1244017&ds_rl=1249968&gclid=Cj0KCQiAnY_jBRDdARIsAIEqpJ0s4o0OMLh7HTrqkh5Tr_Z8iLSPEvTEjqLXzyL_UyfiEo386CsjV44aAma7EALw_wcB&gclsrc=aw.ds#layer=/fr/web/fr/tools/navigation/myaudi/fr/privacy-policy.html

https://www.volvocars.com/fr/footer/donnees-personnelles

https://www.fiat.fr/mentions-legales

https://www.alfaromeo.fr/privacy

https://www.jeep.fr/protection-donnees

https://www.hyundai.fr/a-propos/rgpd

https://auto.honda.fr/cars/useful-links/privacy-policy.html

https://www.maserati.com/maserati/fr/fr/others/legal-notes

https://www.opel.fr/tools/cookies.html

https://www.dsautomobiles.fr/declaration-de-confidentialite.html

https://www.bmw.fr/fr/footer/metanavigation/data-privacy.html

https://www.mini.fr/fr_FR/home/footer/privacy-policy-new.html  

https://www.abarth.fr/protection-des-donnees

https://www.cetelem.fr/fr/mentions-legales#Panel6

https://www.cgifinance.fr/mentions-legales/#donnees-personnel

https://www.opteven.com/mentions-legales

https://www.icare-service.net/documents/822596/1114337/data-protection-notice/2e4cec96-360f-40f7-87ca-30a6b5d7addb

https://www.arval.fr/politique-confidentialite

http://www.aldautomotive.fr/donnees-personnelles

Réaliser les démarches administratives liées à l’exécution de votre commande :

• Immatriculation de votre véhicule

• Demande de certificat de non gage

Assurer les opérations de gestion administratives et statistiques internes à Sipa Automobiles :

• Gestion des paies des vendeurs

• Gestion des plannings de charge ateliers

• Gestion des statistiques commerciales de la concession

• Gestion des statistiques de performance du centre de relation client

• Gestion des statistiques de performance du site web des concessions

• Gestion des statistiques marketing

• Suivi des engagements de reprise des véhicules

Réaliser des opérations à des fins commerciales et marketing, sans lien direct avec le véhicule ou la prestation de maintenance que vous avez acheté dans nos concessions – sous réserve que vous ayez donné votre consentement :

• Envoi de newsletter
• Envoi d’informations commerciales et promotionnelles génériques
• Invitations à des soirées privées
• Invitations à des portes ouvertes
• Invitations à des évènements sponsorisés ou coorganisés par la concession
• Invitation à des évènements organisés par des partenaires de la concession (Tournoi de Golf, Sorties Circuit, Conférences, etc. …)
• Offre de produits et services liés à votre véhicule (Contrat d’entretien, extension de garantie, accessoires, contrôles saisonniers, etc).

C - Destinataires des données

Vos informations nominatives et données à caractère personnel (DCP) seront confiées à :

Des collaborateurs Sipa Automobiles :

• Les conseillers et secrétaires commerciaux, chefs des ventes,

• Les conseillers et secrétaires après-vente, réceptionnaires, chef d’atelier

• Les comptables, les équipes d’encadrement et tout autre collaborateur de Sipa Automobiles susceptible de contribuer à apporter une meilleure réponse à votre demande.

• Les conseillers client et conseillers qualité en charge de la relation client

• Les collaborateurs marketing et collaborateurs en charge des traitement statistiques

Des collaborateurs de sociétés tierces, fournisseurs ou partenaires commerciaux des concessions Sipa Automobiles :

• Collaborateurs du constructeur de la marque de votre véhicule

• Collaborateurs du loueur longue durée ou de l’établissement de crédit à la consommation auprès duquel vous souhaitez souscrire un contrat

• Collaborateur de la société auprès de laquelle vous avez souscrit une garantie, un contrat de maintenance, un contrat de gravage

• Collaborateur des sociétés de services sous-traitantes de la concession

Des collaborateurs de sous-traitants techniques des concessions Sipa Automobiles :

• Sous-traitants en charge des solutions informatiques (logiciels de vente, d’après-vente, comptables), de la sauvegarde, de la sécurisation et l’hébergement des données électroniques

• sous-traitants en charge de l’envoi de messages que ce soit par voie postale, électronique ou téléphonique

• sous-traitants en charge des logiciels de la relation client, standard téléphonique, numéros traçeurs, CRM, gestion des bases de données, chat, etc ...

Des collaborateurs des services administratifs :

• Service des immatriculations

D – Transferts

Nous nous engageons à conserver vos données personnelles dans un environnement sécurisé et à ne les transmettre à aucune société autre que les sociétés de Sipa Automobiles, les sociétés partenaires commerciaux et sous-traitants techniques parties prenantes dans l’exécution de votre commande et de son suivi commercial.

Dans ce cadre, toutes les données sont conservées à l’intérieur de l’Espace Economique Européen ou des Etats Unis d’Amériques.

Sipa Automobiles s’engage à ne pas faire commerce de vos données personnelles.

E - Durée de conservation

Les informations nominatives et données à caractère personnel que vous nous confiez seront conservées plus ou moins longtemps en fonction du niveau de relation que nous entretenons :

Les données utilisées pour répondre à votre demande (cf. finalité du traitement) seront conservées pendant 3 ans.

Les données utilisées pour exécuter votre commande de voiture et partagées avec le constructeur de votre véhicule seront conservées pendant toute la durée d’utilisation de votre véhicule.

Les données utilisées pour transmettre votre (vos) commandes de services accessoires à l’automobiles (location, financement, garantie, maintenance, gravage) seront détruites après la livraison de votre véhicule.

Conformément à la législation, (Art L312-49 du code de la consommation) nous conservons une copie du contrat souscrit pendant la durée du contrat + 5 ans.

Les données transmises aux sociétés avec lesquelles vous avez contracté seront conservées selon les durées indiquées dans les politiques de confidentialités de ces sociétés. (En général toute la durée du contrat + 5 ans).

Les éventuels enregistrements téléphoniques (pour lesquels vous avez été informés préalablement) de vos communications avec les collaborateurs des sociétés du groupe Sipa Automobiles seront conservées pendant 6 mois.

Les données vidéos utilisées à des fins de protection de nos sites, sont conservées pendant 1 mois.

F - Vos droits et recours

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• un droit d’information et d’accès vous permettant d’obtenir la communication de vos données personnelles utilisées par Sipa Automobiles

• un droit de rectification vous permettant de demander la rectification et la mise à jour de vos données

• un droit d'effacement vous permettant de demander la suppression de données à conditions que celles ne soient plus nécessaires à la réalisation de votre commande ou à l’exécution des obligations légales de Sipa Automobiles ou d’un des partenaires commerciaux impliqués

• un droit de limitation vous permettant de restreindre le champ des consentements préalablement accordés à Sipa Automobiles

• un droit à la portabilité vous permettant de recevoir de Sipa Automobiles, sous un format structuré, les données vous concernant ou de demander la transmission directe de ces données à un autre responsable de traitement. Ce droit est limité aux données fournies par vous. Toutes les données constituées par Sipa Automobiles ou ses partenaires (historique des garanties ou des entretiens par exemple) ne sont pas des données portables.

• un droit d’opposition vous permettant de vous opposer à ce que vos données fassent l'objet d'un traitement et qu'elles soient utilisées à des fins de prospection commerciale, y compris par voie électronique.

Pour faire valoir ce droit, nous vous invitons à formaliser votre demande à l’adresse suivante : mesdonneespersonnelles@sipa-automobiles.fr . Nous nous engageons à vous donner un premier retour dans les 10 jours ouvrés suivants la réception et à vous apporter une réponse définitive dans un délai de 2 mois.

Nous ferons le nécessaire pour répondre de manière satisfaisante à vos demandes. Si pour quelle que raison que ce soit, vous considérez que notre réponse n’est pas satisfaisante, nous vous informons que vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris - Cedex 07.